Pense e faça com a 5W2H – Por Jean Tavares Leite

Cinco sapos pensaram em pular na lagoa… Quantos pularam? Nenhum. Eles só pensaram em pular.

Algumas vezes é isso que encontramos no gerenciamento das empresas. Reuniões e mais reuniões com muito coffee break, várias ideias, muita gente falando, egos inflados, gente opinando sobre tudo. Na real, um ou dois meses depois, você vê que nada mudou ou aquilo que mudou já “desmudou” e a gestão não avança. Um ano, dois anos depois e lá estão os mesmos problemas de sempre.

Esse quadro é reforçado pelo fato de que no cotidiano, há sempre novas demandas a serem resolvidas em urgências e desafios intermináveis, fazendo com que a falta de uma gestão mais estruturada amplie os impactos da desorganização e da ausência de foco.

Porém, como escapar dessa armadilha? Eu tenho uma humilde sugestão. Utilize a Ferramenta de Gestão chamada 5W2H. Simples e poderosa. Comprovada no mundo inteiro como uma das mais eficientes.

Apresentando-a para aqueles que não conhecem, a 5W2H significa as iniciais de sete perguntas em inglês, que você deve fazer para atingir uma determinada META.

As perguntas são 1. What (O que será feito, a ação a se executar), 2. Why (Porquê ou a justificativa para utilizar aquela ação), 3. Where (Onde será realizada a ação, em que departamento ou setor), 4. Where (Quando será feito, em que data, em que período), 5. Who (Quem é a pessoa responsável pela coordenação da execução) e os dois H, 1. How (Como será executada, qual o método ou a forma de execução) e 2. How much (Quanto custará financeiramente àquela ação).

As perguntas devem “atacar” uma meta estabelecida por você e a sua equipe. Obviamente essa meta é criada para resolver um problema ou para agregar valor ou alavancar a sua empresa. Então, estou reforçando isso, primeiro você e sua equipe estudam um problema ou uma oportunidade de melhoria. Em seguida vocês estabelecem uma meta, uma solução para resolver isso. Aí é chegado o momento de aplicar a 5W2H, de pensar quais ações devem ser executadas para atingir essa meta suprema.

Imagine uma tabela, liste na horizontal uma, duas, três ou quantas ações devem ser feitas para atingir uma meta (procure aí inúmeros modelos no google). Cada ação (What) deve ser seguida de seus respectivos desdobramentos (Porquê motivo executar, quando executar, quem é o responsável e assim por diante). Ao final, você terá um quadro claro e fácil de ser lido, sobre o desdobramento de sua estratégia.

Eu vejo duas grandes vantagens nessa ferramenta de gestão. A primeira é que você consegue “ver” o que será necessário para executar uma ação. Quanto custo financeiro, qual o melhor local para executar, o motivo pelo qual aquela ação específica se faz necessária e pode assim prever os impactos futuros. Isso demanda estudar sua empresa, exige pensar de forma aprofundada em sua gestão.

A segunda vantagem, e essa para mim é a melhor de todas, você estabelece uma pessoa responsável pelo sucesso da ação. Então, a partir desse momento, aquelas ideias soltas, mirabolantes, tem “um dono” e essa pessoa deve ser cobrada, de acordo com o que foi estabelecido e o cronograma, sobre aquela ação. Por que não fez? Não fez porquê? Não tem chororô, não tem boquinha.

Diz à lenda que, chateados, os sapos fizeram uma reunião, desenharam, em um grande quadro branco, a 5W2H estabelecendo todas as ações e especificações para cada um dos participantes, preencheram cuidadosamente cada campo da ferramenta, entre acalorados debates e depois partiram para a lagoa.

Foi cada pulo espetacular!

Jean Tavares Leite é Psicólogo Organizacional e professor universitário.

jeantavares@bol.com.br

Crédito da Foto: Getty Images